El Dilema del Gerente de Proyectos


La Gerencia de Proyectos consiste, básicamente, en generar un resultado esperado dentro del área que dibujan 3 parámetros: alcance, tiempo y costo. Entonces, la eficacia sería alta si se cubre el alcance planteado dentro del tiempo y con los costos estimados; la eficiencia va a estar relacionada con los recursos utilizados para lograr el alcance del proyecto. Un Gerente de Proyectos puede ser Eficaz y Eficiente en la medida en que utilice los recursos estimados, en el tiempo establecido, y cubriendo por completo el alcance del Proyecto. Pero entonces, llega el momento en que entra la realidad que dicta la pauta en la ejecución de un Proyecto: la incertidumbre.

Cuándo se hace presente en forma tangible la incertidumbre? Cuando alguno de los parámetros definidos varía; y es en ese momento cuando el Gerente de Proyectos se enfrenta al dilema que lo acompaña en toda su vida profesional: Ser Eficaz o ser Eficiente. Por ejemplo, puede tener la oportunidad de finalizar un proyecto en un tiempo menor, al aumentar la cantidad de personal, incluso dentro de los costos establecidos, pero entonces la eficiencia disminuye, ya que está utilizando más recursos de los estimados. O por mantener los costos y el tiempo, puede verse en la necesidad de disminuir el alcance del Proyecto, con lo cual estaría siendo Eficiente, al utilizar los recursos estimados, pero no eficaz, ya que no estaría cumpliendo con el alcance originalmente establecido. Y pueden ser muchas las combinaciones de los 3 parámetros, cada una de ellas inclinando la balanza o bien hacia la eficacia, o bien hacia la eficiencia. Al final, la forma de medir la gestión de un Gerente de Proyectos resulta nada sencilla, ya que siempre va a depender de la afectación que tuvo por parte de la incertidumbre.

Como resultado, queda claro que la incertidumbre juega un papel importante, fundamental, en la vida de un Gerente de Proyectos. En mi experiencia, nunca se termina contando con todos los recursos previstos, bien sea en cantidad, calidad o disponibilidad, lo cual aumenta la incertidumbre. Y en cuanto al factor humano, especificamente a los miembros del equipo que trabajan en el Proyecto, es importante para el Gerente del Proyecto lograr balancear los embates de la incertidumbre en cada uno de los miembros de su equipo. El umbral de manejo de la incertidumbre no es igual para todos, y las reacciones pueden llegar a ser funestas si no se controlan a tiempo. Entonces, se podría concluir que a un Gerente de Proyectos se le puede medir por su capacidad de lidiar con la incertidumbre, esto es, la adaptación que muestre a las circunstancias imprevistas a las que se ve sometido, lo cual es un proceso constante, que requiere respuestas de largo aliento.

Por todo lo anteriormente expuesto, es que los Gerentes de Proyectos son personas muy particulares. Se pueden aprender las herramientas, técnicas o métodos para atender lo referente a la parte técnica, pero siempre habrá una parte espiritual, actitudinal, que sin lugar a dudas es fundamental para que alcance el éxito en su labor. Pero, todo en la Gerencia de Proyectos es muy relativo, y como vemos, el éxito no es nada fácil de definir, pero eso es un punto que trataré en otro momento y con mayor detalle.

El Más Allá de un PM


No, no me refiero al cielo donde van todos los Project Managers (PM), que debe ser perfecto con toda esa experiencia acumulada… es más bien sobre lo que acompaña la responsabilidad que afortunadamente se le encomienda a uno para cumplir una misión, lo cual es imposible sin el apoyo de mucha gente. Lo normal es enfocarse en lo técnico, en los detalles de la ejecución, pero sin lugar a dudas, la gente es el factor primordial en el éxito (o fracaso) de la ejecución de un proyecto. Ante tantos retos y barreras que se presentan, el lograr contar con un equipo de gente a la altura de las circunstancias es casi un milagro, y en mi caso, tengo la dicha de haber, y estar compartiendo, con gente espectacular.

1929461_21625865337_7133_n
El Equipo de Corpdata/Beyond Tech Comm con quienes tantos éxitos logramos

En la mayoría de los casos, las cosas no son ni perfectas, ni «color de rosa». Se presentan circunstancias que retan la paciencia, que exigen sobreponerse al agotamiento e, incluso, someter a riesgos a parte del equipo, por lo cual se hace muy difícil tomar decisiones sobre la marcha… Pero, como parte tanto de la responsabilidad, como de la experiencia y pericia que se va adquiriendo en el camino, se va uno sobreponiendo a las circunstancias y logrando que el equipo esté alineado y superando los retos que se atraviesan en el camino.

dcp_4300
Trabajando en las Torres de Parque Central en Caracas, Venezuela

Muchas son las cirunstancias difíciles que tuve que enfrentar en el proceso de ejecución de proyectos. Y de todos, incontables fueron de enfrentamiento, de hacer que se hiciera lo que consideraba que era necesario (lo cual no significaba que fuera lo mejor). En algunos casos tuve que imponer mi voluntad, pero siempre con la humildad y el respeto por delante. Al final, siempre lográbamos el objetivo, a pesar de las heridas a las relaciones interpersonales. Pero siempre fué en un ambiente muy profesional, de camaradería y, por qué no, de hermandad, en el cual compartíamos las buenas y las malas por igual.

cimg0217_141006
En muchos proyectos comíamos lo que podíamos, en el piso, donde también nos tocó dormir más de una vez…

Y, el hecho de que las amistades se mantengan en el tiempo, implica que se establecieron relaciones sanas, donde siempre busqué aprender de todos con quienes trabajaba, convirtiendo en experiencia cada vivencia. Y eso ha sido la base de cada paso que me toca dar. Saber que no es un título lo que hace a la persona, y que las soluciones provienen de todos por igual. Que no hay nada como ser honesto con todos, a pesar de que muchas veces pueden utilizar tu apertura en tu contra. Que el humor es una herramienta mejor que cualquier otra técnica de la que se pueda disponer. Que al igual que uno, todos tienen familia, problemas, situaciones, y que a pesar de todo ponen el todo por el todo, si hay una buena relación, por el beneficio del equipo.

11731643_879107235509476_3287559658076060253_o
Parte del Equipo de Honeywell con quien compartí excelentes momentos (casi siempre)

Y, qué orgullo siente uno cuando alguien que trabajó en su equipo destaca en otros lares. Las circunstancias actuales de nuestro país de origen ha hecho que muchos de quienes me dieron el honor de trabajar a su lado, están ahora triunfando en distintas partes del mundo. De todos guardo muy queridos recuerdos. Todos me enseñaron mucho, y gracias a todos he podido crecer no sólo en lo profesional, sino en lo personal también. Con algunos las relaciones son más profundas.

1513783_10152939597884586_5861572010031717167_n

Sin lugar a dudas, todos con quienes uno trabaja son como la familia en el sentido de que uno no los escoge. De las 24 horas del día, uno pasa más tiempo con los compañeros de trabajo que con la familia (al menos del tiempo despierto). Y a partir de esas relaciones surge, efectivamente, la familia con quien uno termina compartiendo las buenas y las malas noticias, con quienes se disfrutan los buenos y los malos momentos. Para mi ha sido un honor el haber tenido oportunidad de liderar, ser liderado y compartir con todos quienes han formado parte de esa gran familia. A todos los recuerdo y de todos aprendí. Ahora, con las redes sociales, uno va rehaciendo las relaciones, y en esa medida uno va recordando tantas cosas… y muchas de ellas, parte de la experiencia formada, se convierten en las enseñanzas a quienes luego ingresan a ese gran círculo.

Hay amistades que comienzan muy temprano en nuestras vidas, y que en el transcurso del tiempo, se fortalecen mucho más por la influencia de tener la oportunidad de trabajar juntos. Más allá de los alcances, de lo técnico, de lo financiero, siempre debe prevalecer lo humano. La verdad es que he sido muy afortunado de formar parte de tantos equipos de primera clase y en distintos roles. Gracias a todos he crecido, y es esa experiencia la que busco compartir.

dsc01449
Amistad que comenzó por el año 1987 y que aún se mantiene… a pesar de las peleas cuando ejecutábamos proyectos juntos!!!