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El arte de delegar (o cómo sobrevivir al síndrome del esfínter agotado)

Por: Fernando J. Castellano Azócar

Siempre pasa.

Siempre llega el momento en que se requiere hacer un trabajo sumamente importante. Se tiene la presión de alguien más, que requiere respuesta inmediata del equipo que uno lidera. La actividad ha sido programada esperando este momento. Se preparó todo. Se practicó lo que se debía hacer. Todo listo para cuando llegara este momento, pero justo ahora, no están disponibles ninguno de los que se prepararon (dos para tener plan A y B); no se sabe cómo organizaron las cosas, ni siquiera donde están, y la presión aumenta. Llaman a reunión. Sale a relucir la frase “sabíamos a ciencia cierta que esto lo íbamos a hacer”, y se debe resolver. Confías en que no tienes un grupo sino un equipo. No puede ser nadie imprescindible. Sin siquiera mostrar una gota de sudor, aseguras que se hará el trabajo.

Sales, verificas entre los disponibles quienes pueden asumir el reto. Los llamas, les explicas, exiges que deben dejar lo que estén haciendo, que surgió una necesidad mayor. Si lo llamas ”emergencia” se viene abajo el mundo, ya que asume la solución quien está por encima de ti. Buscas los recursos, “pares” las piezas, y en un arrebato de energía, envías a resolver al equipo recién conformado. Informas que se va a atender el caso, que la gente va en camino, y cuando te preguntan “y si van a saber hacerlo?”, no vacilas en dar tu respuesta: ” por supuesto que si!”, esto, mientras aprietas el ano y, si eres adepto a alguna religión, imploras que todo salga bien…

Al final, desastre total. Había que coordinar con el cliente, y no se hizo. No consiguieron todas las piezas. No supieron como conectarlas, así que básicamente, se perdió el esfuerzo, la confianza del cliente, y en cierto porcentaje, la capacidad de controlar el esfínter.

Delegar es sinónimo de confiar. Se confía, dependiendo de la tarea que se esta delegando, en la madurez, en la experiencia, en la capacidad de resolución de problemas o, en el mejor de los casos, en la combinación de estos y otros factores. Por ello, no siempre se puede delegar en la misma persona, lo cual es una ventaja de contar con un equipo. Pero, como se logra conformar un equipo? Eso depende, y definitivamente es un tema que da para otro artículo.

Y, para delegar, se requiere una confianza recíproca, porque a quien se le delega una responsabilidad, debe confiar en que si se hace es porque se esta seguro que puede cumplir a cabalidad con dicho compromiso, lo cual requiere, definitivamente, mucho de Liderazgo.

Total, que quienes tienen como tarea diaria liderar equipos de trabajo, deben aprender a convivir con ese “síndrome de esfínter agotado”. Y el mejor ejercicio que pueden hacer para combatirlo, es contar con equipos maduros, cohesionados y efectivos, de manera que se disminuya al mínimo cualquier duda con respecto a la capacidad de cada uno de sus miembros.

Perseguir Metas o Ejecutar Sistemas

Por: Fernando J. Castellano Azócar

En los meses pasados me he dedicado a organizar prácticamente todo lo que hago, de manera de poder ser lo más eficiente posible en cuanto a resultados se refiere. Y es que una de mis mayores preocupaciones es olvidar ago importante. Por ello, intenté con muchas aplicaciones, obteniendo una mezcla de resultados, pero sin lograr una satisfacción aceptable. Por ello, se me ocurrió que la solución no estaba en las herramientas que utilizara, sino más bien en el modelo, y al respecto encontré que básicamente existen 2: basar las acciones en un sistema, o a través de la consecución de metas.

La mejor forma de definir estos modelos es: si se hace algo diariamente, se usa un sistema; pero si se espera hacerlo algún día en el futuro, es una meta. El concepto de Sistema Vs. Meta aplica a cualquier iniciativa que se tenga. Por ejemplo, si se habla de dietas, perder 10 kilos es una meta, mientras que comer sanamente es un sistema. Si se habla de ejercicio, correr un maratón en menos de 4 horas es una meta, mientras que ejercitarse a diario es un sistema. En el mundo de los negocios, reunir un millón de dólares es una meta, mientras que ser un empresario exitoso es un sistema.

Quienes se inclinan por el modelo de Metas permanecen en un estado de fracaso continuo previo al éxito en el mejor de los casos, y de fracaso permanente en el peor de los casos si las cosas nunca funcionan. Quienes se inclinan por el modelo de Sistemas alcanzan el éxito cada vez que lo aplican, ya que hacen lo que definieron que iban a hacer. En el primer caso se mantiene una lucha contra el sentimiento de desaliento en cada turno. En el segundo, se tiene un permanente sentimiento de logro cada vez que se aplica el sistema.

Como todo en la vida, no hay absolutos, y en mi caso particular, me mantengo en una combinación de los dos modelos. Principalmente defino sistemas que me permiten mantener la constancia en mis acciones, para lo cual me apoyo en herramientas para ir registrando el cumplimiento de lo definido. Pero en algunas oportunidades, también defino metas, las cuales eventualmente se convierten en sistemas. La fórmula mágica que he encontrado es que algunas metas son más fáciles de alcanzar a través de la definición de algún sistema.

Al final, cada quien termina encontrando el modelo que mejor se adapta a sus condiciones y circunstancias, lo cual en mi opinión tiene mucho que ver con el interés que se tenga en mantener su energía personal orientada en la dirección correcta.

El Plan Perfecto

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Por: Fernando J. Castellano Azócar

Siempre he dicho y sostengo que no hay plan malo. Cuando se tiene una situación a la que se quiere llegar desde la actual que se vive, es imprescindible establecer la forma de hacerlo, lo cual se convierte en «el» Plan. Pero, como todo en la vida, no hay una sola forma de lograr las cosas, de manera que la calidad de un plan se tendría que medir en función de parámetros muy particulares, entre los cuales se incluyen: tiempo, recursos y riesgo.

En estos días me comentaba un amigo su intención de mudarse de país. Tenía todo considerado: comprar el boleto, el sitio donde llegaría, el tiempo que le tomaría paa estabilizarse, las oportunidades de trabajo disponibles, el dinero requerido. Todo sonaba como un plan perfecto, hasta el punto en que me comentó que sólo le faltaba su pasaporte…

En muchas oportunidades nos enfocamos en el desarrollo del plan, que sin duda es una pieza fundamental para alcanzar el objetivo, pero de nada servirá el mismo, por más perfecto que parezca, si no se plantea en función de los requisitos para su ejecución. Al final, el nivel de perfección de un plan lo determinará la consecución de la meta.