A diario nos enfrentamos a situaciones que en base a los medios que utilizamos concluimos que son producto de los tiempos modernos y a la capacidad de conexión y acceso a la información que ahora tenemos, sin embargo, existen evidencias de que no es así y son temas que hemos enfrentado desde hace muchos años. Uno de los tantos ejemplos es el que Adriana García Córdoba definió en un artículo que publicó en LinkedIn como «Reportitis». En ese artículo se define la Reportitis como el trastorno ocasionado por colaboradores incapaces de procesar y analizar la información, así como la falta de adaptación y comprensión entre los distintos departamentos, generalmente con la intención de cubrir necesidades individuales no integradas a una visión global de la organización. Entre los síntomas de la reportitis identifica la autora los siguientes:
– Duplicar esfuerzos para cuadrar la información.
– Burocracia y tramitología.
– Ausencia de quien evalúe y revise de manera directa tanta información.
El 9 de Agosto de 1940 el Primer Ministro de Gran Bretaña, Winston Churchill, le envió un memorando a su equipo titulado «Brevedad» el cual me permito traducir a continuación:
Para hacer nuestro trabajo, todos debemos leer una masa de papeles. Casi todos son muy largos. Esto desperdicia tiempo, mientras la energía se debe enfocar en buscar los puntos esenciales.
Le pido a mis colegas y a su personal que se encarguen de que sus reportes sean breves.
- El objetivo debe ser reportes que establezcan los puntos principales en una serie de párrafos breves y nítidos.
- Si un reporte es el resultado de un análisis detallado de algunos factores complicados o de estadísticas, los mismos deben presentarse en un apéndice.
- A menudo la mejor opción no es presentar un reporte detallado sino una ayuda memotécnica con sólo los títulos de los puntos principales que puede explicarse de manera oral si es necesario.
- Dejemos de utilizar frases como: «También es de importancia tener en cuenta las siguientes consideraciones…», o «se debe considerar la posibilidad de llevar a cabo…». Muchas de éstas frases son sólo relleno que puede omitirse o reemplazarse por una palabra. No dejemos de usar la frase expresiva corta aunque sea conversacional.
Los reportes que se elaboren siguiendo las líneas que propongo podrán parecer rudos al comienzo en comparación con el estilo plano de la jerga oficial. Pero el ahorro en tiempo será grande mientras la disciplina de establecer los puntos reales de manera concisa probará ser una ayuda a un pensamiento más claro.
Una propuesta de atención a un problema que consideramos moderno nos viene del enfrentamiento al mismo problema hace más de 80 años. Como todos los problemas, al hacernos conscientes de los mismos podremos atenderlos y, en éste caso, colaborar en no generar entregables sin valor o aportación alguna que lo único que hacen es promulgar el mal uso del tiempo y la procrastinación.
Ahora, el lograr reportes como propuso Churchill es también una habilidad que debe desarrollarse, y que en la siguiente frase de Blaise Pascal que apareció en una carta de su colección «Lettres Provinciales» del año 1657, puede encontrarse lo que se requiere para lograrla (traducción mía):
Hice ésta carta más larga que lo usual porque no tenía tiempo para hacerla más corta.
Blaise Pascal
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