La Gerencia de Proyectos consiste, básicamente, en generar un resultado esperado dentro del área que dibujan 3 parámetros: alcance, tiempo y costo. Entonces, la eficacia sería alta si se cubre el alcance planteado dentro del tiempo y con los costos estimados; la eficiencia va a estar relacionada con los recursos utilizados para lograr el alcance del proyecto. Un Gerente de Proyectos puede ser Eficaz y Eficiente en la medida en que utilice los recursos estimados, en el tiempo establecido, y cubriendo por completo el alcance del Proyecto. Pero entonces, llega el momento en que entra la realidad que dicta la pauta en la ejecución de un Proyecto: la incertidumbre.
Cuándo se hace presente en forma tangible la incertidumbre? Cuando alguno de los parámetros definidos varía; y es en ese momento cuando el Gerente de Proyectos se enfrenta al dilema que lo acompaña en toda su vida profesional: Ser Eficaz o ser Eficiente. Por ejemplo, puede tener la oportunidad de finalizar un proyecto en un tiempo menor, al aumentar la cantidad de personal, incluso dentro de los costos establecidos, pero entonces la eficiencia disminuye, ya que está utilizando más recursos de los estimados. O por mantener los costos y el tiempo, puede verse en la necesidad de disminuir el alcance del Proyecto, con lo cual estaría siendo Eficiente, al utilizar los recursos estimados, pero no eficaz, ya que no estaría cumpliendo con el alcance originalmente establecido. Y pueden ser muchas las combinaciones de los 3 parámetros, cada una de ellas inclinando la balanza o bien hacia la eficacia, o bien hacia la eficiencia. Al final, la forma de medir la gestión de un Gerente de Proyectos resulta nada sencilla, ya que siempre va a depender de la afectación que tuvo por parte de la incertidumbre.
Como resultado, queda claro que la incertidumbre juega un papel importante, fundamental, en la vida de un Gerente de Proyectos. En mi experiencia, nunca se termina contando con todos los recursos previstos, bien sea en cantidad, calidad o disponibilidad, lo cual aumenta la incertidumbre. Y en cuanto al factor humano, especificamente a los miembros del equipo que trabajan en el Proyecto, es importante para el Gerente del Proyecto lograr balancear los embates de la incertidumbre en cada uno de los miembros de su equipo. El umbral de manejo de la incertidumbre no es igual para todos, y las reacciones pueden llegar a ser funestas si no se controlan a tiempo. Entonces, se podría concluir que a un Gerente de Proyectos se le puede medir por su capacidad de lidiar con la incertidumbre, esto es, la adaptación que muestre a las circunstancias imprevistas a las que se ve sometido, lo cual es un proceso constante, que requiere respuestas de largo aliento.
Por todo lo anteriormente expuesto, es que los Gerentes de Proyectos son personas muy particulares. Se pueden aprender las herramientas, técnicas o métodos para atender lo referente a la parte técnica, pero siempre habrá una parte espiritual, actitudinal, que sin lugar a dudas es fundamental para que alcance el éxito en su labor. Pero, todo en la Gerencia de Proyectos es muy relativo, y como vemos, el éxito no es nada fácil de definir, pero eso es un punto que trataré en otro momento y con mayor detalle.
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