¡Papel y Lápiz!


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Foto por F. Castellano

Cuántas veces ha ido a un Restaurant y ha sido atendido por un mesonero súper amable, súper preocupado por servirle, y súper preocupado por hacer de su experiencia la mejor? Le da tiempo de ver el menú, y todo va bien hasta que le hace el pedido, que incluye todo lo que escogió en muchos minutos de su vida, y el mesonero simplemente lo mira con una sonrisa en sus labios Y SIN ANOTAR NADA! En mi caso, siempre le digo «y no va a tomar nota?«, a lo que recibo un «no se preocupe, no me hace falta«, que termina convirtiéndose en algo que no pedí, y lo peor, un monto en la cuenta que me pone a discutir con el antes muy amable mesonero, y que ahora asegura que yo sí pedí eso, discusión que termina al decirle «bueno, como usted no anotó, no tiene como comprobarlo«.

Si algo caracteriza al mundo militar, es el proceso binario que corresponde a una instrucción dada. Binario porque se cumple o no se cumple, y en el segundo caso, acarreando un castigo ineludible. Por ello, es típico siempre ver a un militar con una agenda y un lápiz. En la medida en que van ascendiendo, cuentan con asistentes que se encargan de anotar las instrucciones que les dan, siempre en la agenda y con el lápiz. El anotar reduce significativamente la probabilidad de no cumplir con la instrucción recibida, ya que no hay posibilidades de dudar de lo que se le indicó por cuanto está anotada con lujo de detalles. Esto convierte casi en una ciencia exacta, o quizás en un arte, la manera como se toma nota de una instrucción, además de hacer que se desarrolle una manera suscinta de comprobar lo que se ha anotado, de manera que parezca simplemente una corroboración de la información recién recibida, cuando realmente se está asegurando prácticamente la supervivencia.

En lo personal, y a pesar de ser fanático de escribir, no fui de los que anotaban las cosas que me pedían. Luego, un jefe que tuve siempre que nos reuníamos decía «papel y lápiz!». Yo siempre decía que iba a anotar en el teléfono, pero no! Tenía que tener papel y lápiz! Y agarraba una hoja de la impresora, y tampoco era eso lo que debía tener, la exigencia era un cuaderno, una agenda, pero no un papel. En algún momento pude obtener la explicación, y era que un papel se botaba o perdía, y en el telefono, pues había que ser muy organizado y metódico para sentarse regularmente a revisar lo que se anotaba en el mismo, por lo que si se anotaba en un cuaderno, estaba asegurado que al menos se conservara la información, y que se pudiera recuperar de manera fácil y rápida. Luego de muchos años trabajando con él, terminé acostumbrado a cargar, cual militar, mi agenda y mi lápiz.

Recientemente me tocó conversar con uno de los técnicos del equipo que coordino. Nuestra conversación era sobre algunas acciones que debía realizar para atender un problema. Conversamos por bastantes minutos, y el me veía muy interesado mientras recibía mis instrucciones. Al final, le pedí que me repitiera una parte de lo que le había dicho, y no pudo. Le dije que buscara un papel y un lapiz, y regresó con un pedacito de papel. Suspire, y le pregunté por el lápiz, y sonriente me dijo que le prestara uno. Suspiré nuevamente, y decidí tomar cartas en el asunto. Fui y busqué una agenda. Agarré un lapicero y se lo regalé, y le dije «ahora vas a anotar todo lo que te voy a repetir, y no vas a volver a sentarte conmigo sin que tengas tu cuaderno y tu lápiz». Nuevamente comenzamos con las instrucciones, y en la medida que íbamos conversando, le iba pidiendo el cuaderno a ver que estaba escribiendo, y le iba corrigiendo lo poco que anotaba, hasta que al final terminó con las instrucciones anotadas como debía ser.

Pareciera algo excéntrico el que se ponga a una persona adulta, profesional, a tomar nota como me tocó a mi tanto hacer como enseñar, pero, es uno de los detalles que aseguran tanto que se haga la tarea requerida, como que la gente aprenda una metodología que les asegure éxito en sus funciones. Obviamente es mas fácil agarrar y escribir uno mismo las instrucciones y entregarlas, pero eso correspondería a un esquema «paternalista», que no propugna el desarrollo de las capacidades de cada miembro del equipo que se lidera. Además, es un ejercicio súper interesante de la capacidad de delegación y confianza en los miembros del equipo. Claro está, los tiempos han cambiado y hay nuevas herramientas de colaboración que en combinación con la posibilidad de estar permanentemente conectado a internet, hace que sea fácil utilizar otros medios más prácticos que un cuaderno y un lápiz.

Los tiempos han cambiado, y efectivamente hay aplicaciones que permiten tomar notas, organizarlas y, a diferencia de un cuaderno, tenerlas disponibles en distintos dispositivos. Yo mismo he caído en esa «trampa», y me estoy adaptando a la misma, sin embargo, en la medida de lo posible, todo lo escribo a mano.

Y siempre recuerdo esa solicitud de ¡Papel y Lápiz! que nos hacían. Ha sido fundamental en mi caso, y se la recomiendo a cualquiera que esté buscando una forma de lograr alcanzar sus objetivos. No importa la forma, pero no se confíe de su memoria, y esta solución tecnológica de muy bajo costo le será de mucho valor.

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Foto por F. Castellano

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