Cuando organizarse más no mejora los resultados

Fernando J. Castellano Azócar

Durante mucho tiempo pensé que mi problema era de organización. Más listas. Más detalle. Más control. Y, sin embargo, algo no cuadraba.

En los últimos meses estaba generando una enorme cantidad de tareas que, siendo honesto, no estaba ejecutando. Peor aún: muchas de ellas, incluso si las hubiese completado, no habrían hecho una diferencia real en mis resultados. Ahí entendí que el problema no era falta de disciplina ni de capacidad. Era otra cosa.

El falso progreso de las listas infinitas

Las listas de tareas tienen un efecto psicológico poderoso: nos hacen sentir productivos. El problema es que sentirse productivo no es lo mismo que avanzar.

Cuando acumulamos tareas sin un criterio claro, pasan dos cosas:

• Perdemos foco.
• Diluimos energía en actividades que no “mueven la aguja”.

El resultado es una sensación constante de ineficiencia que no viene de no hacer suficiente, sino de hacer demasiado de lo que no importa.

El Bullet Journal como punto de partida, no como solución mágica

El Bullet Journal Method fue clave para darme cuenta de este problema. No porque el sistema falle, sino porque me obligó a ver algo incómodo: estaba registrando muy bien mis tareas, pero no estaba cuestionando su sentido.

El BUJO me ayudó a capturar, revisar y observar patrones. Y lo que apareció fue claro: había una desconexión entre lo que hacía cada día y lo que realmente quería lograr.

El quiebre: estrategia primero, tareas después

El cambio importante vino cuando decidí hacer algo que parece obvio, pero rara vez se aplica con rigor:

1. Definir primero un plan estratégico mensual.
2. Usar ese plan como filtro para el plan táctico diario.
3. Aceptar que una tarea que no contribuye a un objetivo estratégico no tiene razón de existir.

Este enfoque redujo de inmediato el ruido. Menos tareas, sí. Pero más intención, más claridad y mejor seguimiento.

Las tareas dejaron de ser un inventario de obligaciones y pasaron a ser instrumentos de ejecución.

Eliminar tareas también es un acto de liderazgo

Hay una idea incómoda que muchos evitamos aceptar: no todo lo que podría hacerse debería hacerse.

Aprender a eliminar tareas -no a posponerlas, sino a descartarlas conscientemente- es una habilidad clave para cualquier persona que aspire a mayores niveles de responsabilidad. Porque a medida que creces profesionalmente, no te pagan por hacer más cosas, sino por decidir mejor en qué vale la pena invertir tu tiempo y tu atención.

Foco, roles y carga real de trabajo

Otra conclusión importante fue reconocer que gran parte de mi sensación de ineficiencia no venía de falta de enfoque, sino de exceso de roles simultáneos.

Poder concentrarme en una sola actividad o rol a la vez no es un lujo; es una necesidad operativa. Especialmente cuando estás atravesando una etapa de crecimiento, asumiendo más responsabilidades y preparándote para impactos mayores.

Esto no se resuelve con más herramientas, sino con criterio.

Organizarse no es el objetivo; ejecutar lo correcto sí

Ahora me siento distinto. No porque haga menos, sino porque entiendo mejor por qué hago lo que hago.

La organización dejó de ser un fin en sí mismo y pasó a ser un medio al servicio de resultados concretos. Eso cambia todo: la energía, la calma, la percepción de control. Y, sobre todo, prepara el terreno para el siguiente nivel profesional, donde lo que se espera de ti no es que estés ocupado, sino que generes impacto.

Seguimos adelante. Con menos ruido. Con más intención.