La historia de la secretaria: una lección para lo que viene con la inteligencia artificial

Fernando J. Castellano Azócar

Hubo un tiempo en que ninguna oficina podía funcionar sin una secretaria.

No era un lujo: era una necesidad.

La historia de la profesión de secretaria es un reflejo fascinante de los cambios sociales, económicos y tecnológicos a lo largo del tiempo. A continuación un recorrido por su evolución:

Orígenes antiguos: el “secretarius” romano

• La palabra secretaria proviene del latín “secretarius”, que designaba a una persona de confianza encargada de manejar asuntos confidenciales de un noble, líder político o religioso.
• En el Imperio Romano, los secretarii eran escribas o confidentes del emperador o de altos funcionarios, y su rol estaba asociado al manejo de secretos y documentos importantes.

Edad Media y Renacimiento: una tarea masculina

• Durante siglos, los secretarios eran hombres cultos, frecuentemente clérigos o notarios.
• Se encargaban de redactar cartas, llevar registros, actuar como consejeros y administrar asuntos administrativos de nobles, papas y monarcas.
• El rol estaba altamente vinculado con el poder y la discreción.

Siglo XIX: revolución industrial y mecanografía

• Con el auge de la revolución industrial, crece la necesidad de administración de empresas.
• La invención de la máquina de escribir (1867) cambió radicalmente la oficina: permitió una mayor productividad y estandarización de documentos.
• A finales del siglo XIX, las mujeres comenzaron a incorporarse a trabajos de oficina, sobre todo como taquígrafas y mecanógrafas. Esto marcó el inicio de la feminización del rol.

Siglo XX: profesionalización y consolidación femenina

• Durante las Guerras Mundiales, muchas mujeres ocuparon puestos administrativos mientras los hombres iban al frente.
• En los años 50 y 60, el rol de secretaria se consolidó como una profesión clave en la oficina moderna.
• Las secretarias eran vistas como las asistentes personales de ejecutivos, encargadas de coordinar agendas, redactar comunicaciones, organizar viajes y manejar información confidencial.
• Revistas como Time y Life mostraban imágenes de oficinas donde la figura femenina se volvía central en la gestión administrativa.

Finales del siglo XX e inicios del XXI: tecnología y transformación

• Con la llegada de la computadora personal, el correo electrónico y los asistentes digitales, muchas funciones tradicionales cambiaron.
• El rol de secretaria evolucionó hacia asistente ejecutiva, coordinadora administrativa u office manager.
• Las responsabilidades se ampliaron: ahora incluyen gestión de proyectos, manejo de herramientas digitales, relaciones públicas internas, y apoyo estratégico.

Hoy: una profesión en transición

• Aunque el título de “secretaria” aún existe, ha sido reemplazado en muchos contextos por términos más actualizados y menos cargados de estereotipos.
• En la actualidad, se valora la versatilidad, habilidades tecnológicas, organización, confidencialidad y proactividad.
• Sigue siendo una profesión crucial para el funcionamiento de empresas, gobiernos y organizaciones.

La secretaria organizaba, filtraba, redactaba, gestionaba, resolvía. Era la memoria externa del jefe y el corazón administrativo de la oficina. Pero ese rol, tan indispensable en el siglo XX, hoy casi ha desaparecido.

¿Qué pasó?

La respuesta es sencilla: la tecnología.

De la máquina de escribir al correo electrónico

A medida que las herramientas evolucionaron, las tareas que antes requerían una persona dedicada comenzaron a automatizarse o distribuirse.

• Con la máquina de escribir, se creó el rol de mecanógrafa.
• Con el teléfono, la comunicación se hizo más directa.
• Con el fax y la fotocopiadora, se descentralizó la producción de documentos.
• Con el correo electrónico y la computadora, los ejecutivos empezaron a escribir sus propios mensajes, agendar sus propias citas y preparar sus propios informes.
• Con el smartphone, llevan su oficina en el bolsillo.

La secretaria, como figura tradicional, fue perdiendo protagonismo. Y no por falta de talento, sino porque la necesidad del puesto se desdibujó.

Hoy, lo que antes era un solo rol se divide entre software, automatización y habilidades digitales distribuidas en varios miembros del equipo.

¿Qué nos dice esto sobre el futuro?

El caso de la secretaria es un espejo del futuro para muchas profesiones.

Lo que antes parecía insustituible, puede transformarse radicalmente.

Lo que hoy nos parece esencial, mañana podría estar integrado en un algoritmo.

Con la llegada de la inteligencia artificial, el mismo proceso se está acelerando. Tareas que requerían horas de análisis, redacción o coordinación, ahora pueden resolverse en minutos con la ayuda de herramientas como asistentes virtuales, generadores de texto, motores de análisis o chatbots inteligentes.

No es el fin del trabajo, es el inicio de su reinvención

Así como algunas secretarias se reinventaron como asistentes ejecutivas, coordinadoras administrativas u office managers, muchas otras profesiones tendrán que adaptarse. No se trata de competir con la IA, sino de aprender a trabajar con ella.

Las profesiones que sobrevivan serán las que entiendan esto: que el valor no está solo en lo que haces, sino en cómo piensas, decides, lideras y te adaptas.

¿Y tú?

¿Estás preparándote para esta transición, o estás esperando que pase sobre ti?